Instruktionsbok CANON UNIFLOW BROCHURE

[. . . ] På företag där det finns ett interntryckeri eller där man har professionella krav på utskrifterna kan uniFLOW integreras med Helix Production Workflow för att erbjuda s. k. job ticketing, utskrifter via Internet, utskrift av variabla data och arbetsledning. Att införa uniFLOW i dokumentprocesserna leder till faktiska förbättringar samt effektiviserar och ger kontroll över enheterna. Den här kraftfulla och modulära programvaran kan konfigureras och anpassas efter specifika behov inom olika verksamheter som stora företag, mindre kontor, utbildningsanstalter, lokal förvaltning, kopieringsbyråer och tryckerier. Universell drivrutin My Print Anywhere Följa upp alla produktionskostnader Kontrollera kostnadsbesparingar Egna arbets öden för dokumentregistrering Scanna papper till e-postsystemet i redigerbart format Slu tan vä Dirigera utskrifter till lämplig enhet are nd Gra ska rapporter ktör idire om on Ek uniFLOWs förslag Administration av all utrustning Kontrollera miljöpåverkan Styra dokumentproduktionen Begränsa åtkomst till enheter IT-chef Integrera med back o ce-system Nätverk med hög servicenivå Skapa anpassade arbets öden Komplett kontroll över alla enheter Rapportering och revision Alla utskrifter och all kopiering kan följas upp och sparas tillsammans med tillhörande kostnader. [. . . ] Användaren kan välja att ignorera uppmaningen om att dirigera utskriften till en mer kostnadseffektiv skrivare om administratören tillåter detta. Utskrifterna kan också dirigeras till den mest kostnadseffektiva enheten automatiskt utan att användaren har något val. Med uniFLOW kan du få det bästa av två världar ­ lokala skrivare kan användas för att skriva ut små utskrifter medan större utskrifter kan dirigeras till en skyddad utskriftskö eller direkt till enheten för att minska utskriftskostnaderna. Hämta skyddade utskrifter på valfri skrivare En nackdel med att använda en central utskriftsenhet istället för en lokal skrivare är att någon av misstag kan ta någon annans utskrift. Med uniFLOW kan utskrifterna sparas på en server och endast frisläppas då användaren står bredvid skrivaren. Användarna kan skicka utskrifterna direkt till den skyddade utskriftskön eller så kan de dirigeras om från bordsskrivarna. Användare som arbetar utanför företagets nätverk kan skicka utskrifter till den skyddade utskriftskön via Internet och sedan hämta dem när det passar. Eftersom användarna kan välja valfri skrivare i nätverket för att frisläppa sina utskrifter, oavsett skrivarens modell och tillverkare, ser den universella uniFLOW-skrivardrivrutinen till att resultatet blir precis vad användaren förväntar sig. När användaren är redo att hämta sina skyddade utskrifter måste han eller hon bekräfta sin identitet vid skrivaren med passerkort, smartkort, kort med magnetremsa, PIN-kod, fingeravtryck eller användarnamn och lösenord. En lista över användarens väntande utskrifter visas på panelen där användaren kan bestämma om han eller hon vill ändra hur utskriften ska skrivas ut innan den frisläpps. Inbäddad skyddad kö 1 2 3 4 5 Utskriftens namn ­ "Mitt dok. doc" Pappersstorlek ­ A4 Antal sidor ­ 15 Dubbelsidigt ­ Nej Färg ­Ja Häftning ­ Nej Papperskällor ­ Fack 1 Kostnad ­ 19, 45¤ Dirigera en utskrift till den skyddade utskriftskön 1 2 3 4 5 Användaren skriver ut sina dokument på laserskrivaren uniFLOW analyserar utskriften Om utskriften är längre än fem sidor ombeds användaren att dirigera utskriften till den skyddade utskriftskön Den omdirigerade utskriften läggs i kö på servern Användaren bekräftar sin identitet vid skrivaren och hans eller hennes utskriftslista visas. Användaren kan vid behov ändra inställningarna före utskrift. Utskriftskostnaderna och eventuella besparingar sparas i databasen 6 6 1 2 3 Skyddad utskrift via Internet 1 2 Användaren skriver ut från sitt hotell via uniFLOW Internet Gateway uniFLOW hämtar den skyddade utskriften från Internet Gateway Användaren bekräftar sin identitet vid skrivaren och hans eller hennes utskriftslista visas. Användaren kan vid behov ändra inställningarna före utskrift. Internet Gateway Brandvägg uniFLOW 3 1 4 3 5 6 Scanna till e-post- och dokumenthanteringssystem 1 2 Användaren identifierar sig vid enheten och väljer att scanna jobbet uniFLOW hämtar indexkategorier från dokumenthanteringssystemet uniFLOW använder teckenigenkänning på dokumentet för att automatiskt identifiera indexinformation Användaren bekräftar indexinformationen på displaypanelen uniFLOW komprimerar dokumentet Inscannade dokument skickas till användarens e-post i ett redigerbart MS Word-format och till dokumenthanteringssystemet som en mycket komprimerad PDF-fil 2 3 4 Dokumenthanteringssystem 5 6 Scanna till ett e-postsystem i ett redigerbart format När användarna har bekräftat utskriften på enheten kan de även enkelt scanna pappersdokument till sin e-post eller till företagets dokumenthanteringssystem. Om användarna väljer att scanna till sin e-post fungerar det på ungefär samma sätt som när de skickar e-post från sin PC (tack vare inbyggd integration med Microsoft Exchange) och de kan välja mottagare från de globala adresslistorna och det inscannade dokumentet sparas i användarens mapp Skickat. uniFLOW kan tillämpa optisk teckenigenkänning (OCR, Optical Character Recognition) på dokumentet och konvertera bilden till ett redigerbart format, t. ex. Microsoft Word, samt extrahera text och streckkoder så att de kan användas som indexeringsinformation. Dokumentet kan komprimeras för att minska filstorleken och behovet av lagringsutrymme. Interaktionen med scanningsgränssnitt är dynamisk och anpassas efter respektive användare. [. . . ] Standardrapporterna omfattar all information som behövs, t. ex. vilken enhet som används mest och vem som står för de största utgifterna. Besparingsrapporterna visar alla besparingar och potentiella besparingar som har gjorts under perioden. [. . . ]