Instruktionsbok CANON PRINTSHOP MAIL BROCHURE

[. . . ] De här uppgifterna kan ingå i en utskriftsrevision och användas som underlag då man ska besluta om framtida skrivarinköp eller för att identifiera var kostnadsbesparingar kan göras. Förbättrad enhetssäkerhet Genom att uniFLOW integreras med Canons maskinvara kan obehörig användning av enheterna stoppas. Där behörighet accepteras kan all användning av enheten loggas för senare rapportering. Användare kan även få olika behörighet till olika enhetsfunktioner baserat på sin befattning. endast ha behörighet att kopiera i svartvitt medan andra får kopiera i färg. [. . . ] Användaren kan gå till valfri skrivare på valfri plats och veta att hans eller hennes utskrift skrivs ut säkert. Avfallet minimeras och inga pengar slösas bort i onödan eftersom dokumenten raderas automatiskt om de inte har frisläppts efter en angiven tid istället för att samla damm i skrivarens utmatningsfack. Hantera registrering av dokument Att använda papper och information på papper förblir en viktig del av alla användares dagliga arbete. Med uniFLOW kan användarna scanna dokument direkt till sina e-postkonton, nätverksmappar eller dokumenthanteringssystem i form av mycket komprimerade bildfiler. Inscannade dokument kan bearbetas för att ta till vara på den information som de innehåller, så att indexinformationen kan fyllas i automatiskt eller så kan de konverteras till ett format som t. ex. Microsoft Word, så att användaren kan redigera dokumentet när han eller hon kommer tillbaks till sin dator. Dirigera utskrifterna till den billigaste enheten Det är bekvämt för användarna med laserskrivare i närheten av arbetsplatsen, men skrivarna är dyra i drift. uniFLOW kan konfigureras så att användarna kan skriva ut små utskrifter på laserskrivaren, men bli ombedda att överföra utskriften till den billigare Canon enheten eller en skyddad utskriftskö då utskriften överskrider en viss storlek. Utskriftsalternativen kan ändras enligt vissa regler, t. ex. så kan e-postmeddelanden alltid skrivas ut i svartvitt medan större dokument alltid kan skrivas ut dubbelsidigt så att kostnaderna sänks och slöseriet minimeras. Skyddad utskrift, rapportering och dirigering ­ slutanvändarens upplevelse Kontorsadministrationssystemets funktioner är bara så bra som användaren upplever dem. Skriva ut på den vanliga skrivaren Lokalt anslutna laserskrivare eller laserskrivare för mindre arbetsgrupper är vanligtvis placerade mycket närmare användaren än enheten, men tyvärr är de också dyrare att underhålla. Användarna brukar inte fundera på vilken skrivare som är mest lämplig för deras utskrifter ­ de trycker bara på Skriv ut-knappen oavsett om en billigare skrivare kunde ha använts. Detta kanske är acceptabelt för små utskrifter som inte kostar så mycket, men större utskrifter kräver uppmärksamhet. Interaktiv uppmaning till dirigering Slutanvändarna trycker fortfarande bara på knappen Skriv ut, men om utskriften uppfyller vissa villkor ombeds de dirigera utskriften till en mer kostnadseffektiv skrivare. Vilka villkor som tillämpas för att dirigera utskriften kan variera mellan olika skrivare och t. ex. Eftersom uniFLOW och Canon enheten är så väl integrerade kan IT-chefen ställa in behörigheten till enheterna. Exempelvis kan företagets gäster endast tillåtas att göra svartvita kopior, medan personalen kan använda alla funktioner för att kopiera, scanna och faxa. Alternativt kan personalen endast tillåtas att kopiera i färg på enheterna bredvid vd:ns kontor medan cheferna kan kopiera i färg på alla enheter. Integrera med back office-system Åtkomst till enheten regleras med passerkort, smartkort, kort med magnetremsa, fingeravtryck, PIN-kod eller användarnamn och lösenord. uniFLOW kan integreras med företagets befintliga användarkatalog eller så kan det "lära sig själv" vilket kort som hör till vilken användare och därmed avlasta IT-avdelningen. I scanningsmiljön har uniFLOW en inbyggd integration med bl. a. Microsoft Exchange, Microsoft SharePoint och Therefore. Inscannade dokument kan komprimeras så att behovet av hårddiskutrymme på servern minskar. Eventuell obligatorisk indexinformation kan registreras av användaren eller direkt från själva dokumentet via dess streckkoder eller genom zon-OCR. Anpassade arbetsflöden Olika avdelningar och användare behöver olika funktioner när det handlar om skriva ut och scanna dokument. ha särskilda krav vid scanning av fakturor till ett dokumenthaneringssystem, medan försäljningsavdelningen vill kunna konvertera pappersbeställningar till Microsoft Excel-format för vidare bearbetning. uniFLOW omfattar ett verktyg för grafisk redigering av arbetsflöden som administratören kan använda för att bestämma exakt vad som ska hända när användare skriver ut eller scannar ett dokument. Arbetsflödena kan variera mellan olika skrivare beroende på avdelningens behov och användarnas egna arbetsflöden kan följa dem när de byter enhet. [. . . ] Tack vare ett gränssnitt med dra- och släppfunktioner kan administratören enkelt skapa de arbetsflöden varje enskild användare och enhet behöver. Nätverk med hög servicenivå uniFLOW har konstruerats för verksamheten ska påverkas så lite som möjligt vid nätverksproblem. Skrivare och scannrar kan konfigureras så att de fungerar med fjärranslutna skrivarservrar som inte behöver ha någon koppling till huvudservern för att fungera. Servrarna kan också klustras för att få ytterligare nivå av tillgänglighet. Själva MFD-enheten kan komma ihåg användarnas inloggningsuppgifter så att de fortfarande kan komma åt vissa funktioner, t. ex. [. . . ]